Case study: BeeUnited, een veilig cliëntendossier voor de zorg

BeeUnited is een zorgplatform voor organisaties die cliënten begeleiden. Het hart ervan is het cliëntendossier: één plek waar begeleiders, coördinatoren en beheer alles vinden wat ze over een cliënt moeten weten, van medicatie en allergieën tot doelen, contactpersonen en verslagen. We bouwden het voor een zorgorganisatie die logeerweekenden organiseert voor kinderen en jongeren met een beperking, waar elk weekend andere begeleiders met andere cliënten werken.

Bekijk het platform op beeunited.app →

De uitdaging

Bij een logeerweekend moet een begeleider in één oogopslag weten wie er komt, welke medicatie er op welk tijdstip gegeven moet worden, waar iemand allergisch voor is en wie er gebeld moet worden als het misgaat. Die informatie stond verspreid over mappen, mailtjes en losse documenten. Dat is onhandig, en met gegevens over de gezondheid van kinderen ook gewoon riskant.

De opdracht was dus tweeledig: alle cliëntinformatie overzichtelijk bij elkaar, en tegelijk zo afgeschermd dat iedereen alleen ziet wat hij voor zijn werk nodig heeft. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, en voor zorginhoud geldt een lange bewaarplicht. Daar moest het systeem vanaf de basis op ingericht zijn.

Wat we hebben gebouwd

Elk dossier is opgedeeld in vaste onderdelen, zodat een begeleider altijd op dezelfde plek zoekt:

• Overzicht: persoonsgegevens, contact, verzekering, administratie en het zorgtraject met start- en evaluatiedatum.
• Medisch: medische voorgeschiedenis, allergieën, medicatie, contra-indicaties en de wilsverklaring.
• Persoonsbeeld: wie is deze cliënt, wat helpt, wat juist niet, en hoe begeleid je hem of haar het best.
• Contacten en zorgverleners: ouders en verzorgers met noodcontact en gezag, plus huisarts en behandelaars.
• Doelen: begeleidingsdoelen met voortgang, prioriteit en evaluatiemomenten.
• Notities, formulieren en documenten: verslagen per verblijf, zorgplannen en ondertekende overeenkomsten.
• Incidenten, toestemming en verblijven: incidentmeldingen, digitale toestemming met handtekening en de geschiedenis van alle logeerweekenden.

Privacy als uitgangspunt, niet als vinkje

In een zorgdossier is beveiliging geen extra feature. We hebben het in elke laag van het systeem ingebouwd:

• Versleuteling op veldniveau. BSN, medische voorgeschiedenis, medicatie en allergieën worden met AES-256-GCM versleuteld voordat ze in de database komen. Wie de database in handen krijgt, kan die velden niet lezen.
• Alleen zien wat je nodig hebt. Een begeleider ziet alleen de medische gegevens van cliënten die aan hem of haar zijn gekoppeld. Voor anderen worden die velden er aan de serverkant uitgehaald, dus ze bereiken de browser niet eens.
• Verplichte tweestapsverificatie. Beheerders, coördinatoren en financiële medewerkers kunnen pas verder nadat ze een authenticator-app hebben ingesteld.
• Toegangslogboek. Elke keer dat iemand een dossier opent, wijzigt of verwijdert, wordt vastgelegd wie dat deed en wanneer. Zo kan de organisatie altijd verantwoorden wie welke gegevens heeft ingezien.
• Anonimiseren in plaats van wissen. Bij een verzoek om verwijdering worden de identificerende gegevens onomkeerbaar weggehaald, terwijl de zorginhoud blijft staan zolang de wettelijke bewaarplicht dat vraagt.
• Back-ups die werken. Elke dag een back-up, 30 dagen bewaard. En niet alleen gemaakt: we hebben het terugzetten getest en daarbij een identieke kopie van productie teruggekregen.

Doelen en voortgang in beeld

Begeleiden draait om ontwikkeling. Daarom heeft elk dossier een eigen doelenoverzicht: zelfstandig aankleden, leren aangeven wanneer het te druk wordt, of samen een gerecht koken. Per doel zie je de voortgang, de prioriteit en wanneer het weer geëvalueerd wordt. Begeleiders die een cliënt maar één weekend per maand zien, weten zo meteen waar ze aan werken.

Ook de notities zijn ingericht op het werk in de praktijk. Een begeleider schrijft na het weekend kort hoe het ging, een coördinator legt een medicatiewijziging vast, en belangrijke notities blijven bovenaan vastgepind.

Meer dan een dossier

Het dossier staat niet op zichzelf. Rondom de cliënt draait de hele organisatie: de planning van logeerweekenden met bezetting en begeleiding, verslagen en incidentmeldingen, een fotogalerij per weekend, budgetten met bonnetjes en de maandelijkse facturatie. Omdat alles uit hetzelfde dossier put, hoeft niemand gegevens dubbel in te voeren.

Techniek onder de motorkap

De backend is gebouwd in ASP.NET Core (.NET 10) met PostgreSQL als database, de interface in Next.js. Het platform draait op ons eigen Kubernetes-cluster met de data in de EU, en is opgezet als multi-tenant systeem: meerdere organisaties kunnen het gebruiken, elk strikt gescheiden van de ander en met hun eigen instellingen en modules.

Het resultaat

Begeleiders hebben op één plek alles wat ze voor een weekend nodig hebben, ook op hun telefoon. Coördinatoren zien in één oogopslag welke doelen lopen en welke meldingen openstaan. En de organisatie kan laten zien dat ze zorgvuldig met de gegevens van haar cliënten omgaat: versleuteld, afgeschermd per rol en met een logboek van elke inzage.